Politique de confidentialité

1. Qui est responsable ?

Le site https://creneau-test.vercel.app et le service Créneau sont exploités par :

• Kaito Global, entreprise individuelle (raison individuelle) de Quoc Anh Dao, canton de Genève
• Rue du Comte-Géraud 14, 1213 Onex, Suisse
• Email : contact@kaito.global

Personne responsable de la protection des données : Quoc Anh Dao, joignable à la même adresse.

Représentant dans l’Union européenne (art. 27 RGPD) : aucun représentant n’a été désigné à ce jour.

Cette politique applique la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) et, pour les personnes situées dans l’Union européenne, le règlement général sur la protection des données (RGPD).

2. Deux situations différentes

Vous visitez notre site ou vous êtes un professionnel

Quand vous visitez le site, essayez la démo, nous écrivez, recevez un email de prospection ou vous abonnez, Kaito Global décide de l’usage de vos données : nous sommes responsable du traitement. Voir la partie 3 et la partie 5.

Vous êtes client d’un professionnel qui utilise Créneau

Quand vous prenez, déplacez ou annulez un rendez-vous sur le site d’un professionnel, c’est le professionnel qui est responsable de vos données. Kaito Global agit pour son compte, comme sous-traitant (art. 9 nLPD, art. 28 RGPD). Voir la partie 4.

3. Données traitées sur notre site (professionnels, prospects, visiteurs)

3.1 Visite du site

Notre hébergeur, Vercel Inc. (États-Unis), réseau de diffusion mondial, enregistre des journaux techniques à chaque visite : adresse IP, navigateur (user-agent), page demandée, date et heure. Ces journaux servent au fonctionnement et à la sécurité du site. Nous ne les utilisons pas pour vous suivre ou vous profiler.

3.2 Formulaire de contact et demande de mise en service

Quand vous nous écrivez, nous recevons les informations saisies : votre nom, le nom de l’entreprise, votre email, votre téléphone, la ville, le site de l’entreprise, la formule qui vous intéresse et votre message. Si vous arrivez par un lien de démo personnel, son code est joint à la demande (partie 5.4).

Nous les utilisons pour vous répondre, préparer la mise en service et assurer le suivi de votre demande. La demande est enregistrée sur notre serveur et nous est transmise par email ; un accusé de réception vous est envoyé. L’envoi n’est possible qu’avec votre accord, donné en cochant la case prévue.

Pour éviter les abus, le nombre de demandes est limité par adresse IP et par heure. Cette limite utilise l’identifiant haché décrit dans la partie 5 : l’adresse IP elle-même n’est pas enregistrée.

3.3 Essai de la démo

La démo fonctionne avec des commerces fictifs (deux garages et un restaurant). Un rendez-vous de démo est enregistré sur notre serveur avec ce que vous saisissez (nom, mobile, email, remarque et, selon l’exemple, véhicule ou nombre de couverts), pour que la console de démo puisse l’afficher. Il n’est transmis à aucun professionnel et aucun email n’est envoyé : les emails que recevraient le client et le professionnel sont seulement affichés à l’écran. Il est supprimé après 24 heures. Vous pouvez saisir des coordonnées fictives.

La console de démo ne montre le détail que des rendez-vous de votre propre session. Les rendez-vous des autres visiteurs y apparaissent comme « Autre visiteur de la démo », sans aucun détail.

Pour éviter les abus, le nombre de rendez-vous de démo est limité par session et, par jour, par adresse IP. Cette limite utilise un identifiant haché, conservé avec le rendez-vous de démo et supprimé avec lui ; l’adresse IP elle-même n’est pas enregistrée.

3.4 Abonnement et facturation

Pour mettre en service et gérer votre abonnement, nous traitons : le nom et l’adresse du professionnel, le nom, l’email et le téléphone de la personne de contact, la formule choisie, l’adresse de facturation, les adresses des sites où le module est installé, les adresses email qui reçoivent les rendez-vous, et la configuration du professionnel (prestations, durées, prix « dès », horaires, fermetures, capacité (personnes, postes, tables ou ponts), adresse de votre politique de confidentialité, adresse d’un agenda à relire le cas échéant).

L’accès à la console se fait par un lien secret. Nous ne conservons de ce lien qu’une empreinte (hachage) : nous ne pouvons pas le relire, seulement en créer un nouveau.

Pas de paiement en ligne. Vous payez sur facture, par virement. Nous recevons alors de notre banque les informations du virement : nom du titulaire du compte payeur, montant, référence de la facture et, selon le cas, son IBAN.

Nous utilisons ces données pour configurer le service, gérer l’abonnement, facturer, vous envoyer les emails de service et respecter nos obligations comptables.

3.5 Bases juridiques (RGPD)

Pour les personnes situées dans l’Union européenne, ces traitements reposent sur :

• l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles à votre demande (abonnement, mise en service, réponse à une demande de contact) ;
• nos obligations légales (comptabilité, fiscalité) ;
• notre intérêt légitime à sécuriser le site, à faire fonctionner la démo, à mesurer l’audience sans cookie et à présenter Créneau à des professionnels, y compris par les liens de démo personnels (partie 5). Vous pouvez vous y opposer à tout moment.

4. Vous êtes client d’un professionnel qui utilise Créneau

Le professionnel chez qui vous prenez rendez-vous est responsable de vos données. Sa propre politique de confidentialité s’applique : le module affiche le lien que le professionnel nous a donné, à côté de la case d’accord. Pour exercer vos droits, adressez-vous en priorité au professionnel. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande.

Pour le compte du professionnel, Kaito Global traite :

• vos coordonnées : nom, mobile et email (seules informations obligatoires) ;
• les champs de réservation que le professionnel a prévus, le plus souvent facultatifs (par exemple le nombre de couverts ou de participants, une préférence, une précision) ;
• seulement si le préréglage garage est utilisé : votre véhicule (type, marque et, selon le professionnel, modèle, plaque, kilométrage, année et motorisation) ;
• la prestation choisie, votre réponse à la question éventuelle de la prestation (par exemple, avec le préréglage garage, « je les apporte » ou « stockés chez vous » pour des pneus), le mode éventuel (attente sur place ou dépôt le matin) et votre remarque ;
• la date et l’heure du rendez-vous, son statut et son historique (demande, confirmation, refus, report, annulation, rappel), le motif d’annulation que vous indiquez et le message éventuel du professionnel ;
• votre adresse IP, seulement sous forme hachée et en mémoire, pour limiter les abus (elle n’est pas enregistrée) ;
• des journaux techniques, sans votre nom, votre email ni votre téléphone.

4.1 Où vont vos données ?

1. Le module est chargé depuis notre hébergeur, Vercel Inc. (États-Unis), réseau de diffusion mondial.
2. Vos informations sont envoyées à notre serveur, un serveur exploité par Kaito Global dans le canton de Genève (Suisse), via Tailscale (Tailscale US Inc., San Francisco, États-Unis ; Tailscale Inc., Toronto, Canada, si le compte a été ouvert avant le 3 septembre 2024). Le transport est chiffré jusqu’au serveur ; ce prestataire voit seulement des métadonnées de connexion.
3. Le professionnel voit votre rendez-vous dans sa console et le reçoit par email.
4. Vous recevez par email la confirmation (ou, si le professionnel confirme lui-même chaque demande, l’accusé de votre demande puis sa réponse), un rappel avant le rendez-vous si le professionnel l’a prévu (par défaut, la veille, avant la limite fixée par le professionnel pour le modifier ; aucun rappel si vous réservez après ce moment), et un email à chaque report ou annulation. La confirmation (ou l’accusé de votre demande) contient un fichier d’agenda (.ics), que les emails de report et d’annulation mettent à jour ; le rappel n’en contient pas. Chaque email contient, tant que le rendez-vous est actif, un lien personnel pour consulter le rendez-vous et, jusqu’à la limite fixée par le professionnel, le déplacer ou l’annuler. Ces emails partent de contact@kaito.global, au nom du professionnel, par l’intermédiaire de Infomaniak Network SA, Genève (Suisse). Nous n’envoyons aucun SMS.
5. Si le professionnel s’abonne à son flux d’agenda privé depuis Google Agenda, Apple Calendrier ou Outlook, votre rendez-vous (nom, téléphone, champs de réservation, remarque) apparaît dans cet agenda. Ce service est alors choisi et utilisé par le professionnel, sous sa propre responsabilité.

Aucun fournisseur d’intelligence artificielle ne reçoit vos données. Nous ne les utilisons pas pour nos propres besoins et ne vous envoyons aucune publicité. Aucune mesure d’audience n’est faite dans le module installé sur le site d’un professionnel.

Merci de ne pas indiquer de données sensibles (santé, opinions, etc.) dans la remarque.

4.2 Agenda existant du professionnel

Si le professionnel le demande, notre serveur relit son agenda existant (par exemple Google Agenda) toutes les 15 minutes, par une adresse secrète que le professionnel nous fournit, pour bloquer les heures déjà prises. Pour chaque événement de la période où l’on peut réserver, nous gardons seulement la date, l’heure de début et de fin et le titre (80 caractères au plus) ; la description, le lieu et les participants ne sont pas gardés. Ces blocages sont remplacés à chaque lecture. Ils servent seulement au professionnel, dans sa console.

5. Mesure d’audience et liens de démo personnels

5.1 Où et pourquoi

Nous mesurons l’usage de notre site et du module sur les commerces de démonstration, pour savoir ce qui est utile, corriger les erreurs et améliorer Créneau. Cette mesure ne fonctionne jamais dans le module installé sur le site d’un professionnel client.

5.2 Ce qui est enregistré

Des événements de navigation et d’usage : page vue, clics sur les boutons, ouverture du module de démo, étapes franchies dans la démo (prestation, détails de la réservation, créneau, coordonnées), rendez-vous de démo confirmé, ouverture de la console de démo, bascule entre les commerces de démo, copie du code d’intégration, envoi du formulaire de contact.

Chaque événement est accompagné de sa date et de son heure, de l’adresse de la page (sans ses paramètres), du code de lien de démo éventuel (« ref »), d’un identifiant de page tiré au hasard et, selon l’événement, de quelques valeurs fixées à l’avance : commerce de démo, prestation, étape, mode, statut, formule choisie, temps passé sur une étape.

Nous n’enregistrons aucun contenu saisi : ni nom, ni email, ni téléphone, ni détail de la réservation (véhicule, couverts…), ni message.

5.3 Comment

• Aucun cookie et aucun stockage sur votre appareil : l’identifiant de page est gardé en mémoire le temps de la visite.
• Aucun tiers : les données sont stockées sur le serveur exploité par Kaito Global dans le canton de Genève (Suisse).
• Votre adresse IP n’est jamais enregistrée. Un identifiant de visiteur est calculé par hachage de l’adresse IP et du navigateur avec une valeur secrète (« sel ») tirée au hasard et renouvelée chaque jour ; l’ancienne est effacée. Il est donc impossible de vous suivre d’un jour à l’autre par ce moyen.
• Si votre navigateur envoie le signal Global Privacy Control ou Do Not Track, aucune mesure n’est faite.

Ces données sont conservées 395 jours.

5.4 Emails de prospection et liens de démo personnels

Nous écrivons à des garages et ateliers 2-roues dont l’adresse email est publiée en entier sur leur propre site, au sujet de leur prise de rendez-vous. Chaque email indique qui nous sommes et notre adresse postale, et permet de ne plus rien recevoir en un clic (page de désinscription) ou en répondant « stop » : l’opposition est immédiate et définitive. La liste d’opposition est commune à nos services : elle vaut aussi pour Plumetis, notre service destiné aux ateliers de broderie, et sa page de désinscription est hébergée sur le site de Plumetis.

Pour cela, nous gardons sur le garage : son nom, sa ville et son pays, son site, l’adresse email publiée et la page où elle l’est, le type d’atelier (2-roues ou auto), la façon dont il prend aujourd’hui ses rendez-vous telle qu’elle apparaît sur son site, l’outil de réservation éventuellement vu, l’adresse de sa fiche Google, la présence d’un bouton de réservation sur cette fiche, sa note et son nombre d’avis Google (jamais cités dans nos emails), une appréciation de l’état de son site, nos emails et vos réponses.

Ces informations sont relevées sur des pages publiques (le site du garage, l’annuaire search.ch, la fiche Google). Notre programme respecte les consignes des sites (robots.txt) pour les pages des sites des entreprises, les captures d’écran, la fiche Google et l’annuaire search.ch ; la recherche elle-même passe par des moteurs de recherche. Le texte de ces pages, et parfois une capture d’écran, est analysé par un service d’IA (Anthropic, modèles Claude (traitement possible aux États-Unis)) pour vérifier que le garage n’a pas déjà de réservation en ligne et que l’adresse email est bien publiée.

Nos emails sont rédigés avec l’aide du même service d’IA, à partir de ces seules informations publiques. Chaque email est relu par un contrôle automatique, et aucun envoi n’a lieu sans l’accord de l’exploitant. Ils partent de contact@kaito.global par Infomaniak Network SA, Genève (Suisse). Ce service d’IA sert à notre propre prospection : il ne reçoit jamais les données des clients des garages abonnés.

Nous envoyons à certains garages un lien de démo personnel (https://creneau-test.vercel.app/d/…), qui contient un code. La démo affiche alors le nom du garage, et les visites et l’usage de la démo faits par ce lien sont rattachés au garage concerné, pour le suivi commercial. Ces événements sont copiés dans notre outil de suivi des prospects, qui fonctionne sur le même serveur.

Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à présenter Créneau à des professionnels de la réparation automobile et 2-roues. Les données sont conservées 24 mois après le dernier échange ; les copies de travail de notre programme de recherche (pages lues, fiches, captures d’écran) sont effacées 24 mois après leur relevé, et ses journaux après 90 jours ; une adresse en opposition est gardée sous forme d’empreinte, pour ne plus jamais vous écrire. Vous pouvez vous opposer à tout moment, en répondant à notre email ou en écrivant à contact@kaito.global : nous cessons alors le suivi et ne vous recontactons plus.

6. Destinataires et prestataires

Nous ne vendons ni ne louons vos données. Elles ne sont communiquées qu’aux prestataires nécessaires au service :

Pour un rendez-vous pris sur le site d’un professionnel, le professionnel concerné le reçoit bien sûr. Nous pouvons aussi communiquer des données si la loi ou une autorité l’exige.

7. Transferts hors de Suisse et de l’Union européenne

Certains prestataires sont situés, ou peuvent traiter des données, hors de Suisse et de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Voici ce qui encadre ces transferts :

• hébergement et transport : Vercel : Data Privacy Framework (UE–États-Unis et Suisse–États-Unis) ; Tailscale : clauses contractuelles types de son avenant de traitement des données ;
• prospection : Anthropic, modèles Claude (traitement possible aux États-Unis), qui ne traite que des informations publiques sur des entreprises et leurs réponses à nos emails.

Les emails sont envoyés par un prestataire suisse, et les rendez-vous sont enregistrés en Suisse.

Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties à contact@kaito.global.

8. Durées de conservation

La suppression est automatique et a lieu chaque jour. Pour les garages prospects, cela vaut pour les copies de travail de notre programme de recherche ; la fiche de suivi elle-même est effacée par l’outil de suivi des prospects, selon sa propre règle (même durée). Les journaux de notre hébergeur, et les emails une fois reçus par leurs destinataires, sont conservés selon leurs propres règles.

9. Cookies et stockage local

Notre site ne dépose aucun cookie. En dehors du module de réservation décrit ci-dessous, il ne garde rien dans votre navigateur. Il n’utilise aucun pixel publicitaire ni aucun outil de mesure d’audience tiers. Sa propre mesure d’audience n’utilise ni cookie ni stockage sur votre appareil (voir la partie 5).

Le module de réservation, sur notre site comme sur celui d’un professionnel, ne dépose pas de cookie. Il garde dans votre navigateur :

• pendant 30 jours au plus (stockage local, « localStorage »), la dernière configuration publique du professionnel (prestations, horaires, couleurs, coordonnées du professionnel), pour s’afficher même si le serveur est injoignable. Elle ne contient aucune donnée vous concernant ;
• le temps de l’onglet ouvert (stockage de session, « sessionStorage »), le brouillon de votre rendez-vous, pour que vous ne perdiez pas votre saisie en rechargeant la page. Il contient ce que vous avez saisi, sauf votre accord, et il est effacé dès que le rendez-vous est envoyé ou que l’onglet est fermé ;
• dans la démo seulement, et aussi le temps de l’onglet ouvert, un identifiant de session de démo tiré au hasard et la liste de vos rendez-vous de démo (référence, date, statut), pour la console de démo.

La console d’un professionnel garde son lien d’accès dans le stockage de session de l’onglet. Vous pouvez effacer ces données depuis les réglages de votre navigateur.

Le site d’un professionnel qui intègre le module peut utiliser ses propres cookies : renseignez-vous auprès de ce professionnel.

10. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos données : transport chiffré, accès au serveur réservé aux personnes autorisées, liens de gestion et d’accès à la console tirés au hasard et conservés seulement sous forme hachée, contrôle de l’origine des requêtes, limites anti-abus, journaux sans données de contact et suppression automatique selon les durées ci-dessus. Aucun système n’est toutefois infaillible.

Nous ne prenons aucune décision automatisée qui produirait des effets juridiques à votre égard et ne faisons pas de profilage.

11. Vos droits

Selon la loi applicable, vous pouvez :

• savoir si nous traitons vos données et en obtenir une copie (droit d’accès) ;
• faire corriger des données inexactes ;
• demander l’effacement de vos données ou la limitation de leur traitement ;
• vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, notamment la prospection et le suivi commercial ;
• recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format courant (portabilité) ;
• retirer votre consentement à tout moment, lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Ces droits découlent des art. 25 et suivants de la nLPD et, pour les personnes dans l’Union européenne, des art. 15 à 22 du RGPD.

Écrivez-nous à contact@kaito.global. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité. Nous répondons en principe dans un délai de 30 jours. Les obligations légales de conservation (par exemple comptables) peuvent limiter l’effacement.

Si vous êtes client d’un professionnel, adressez-vous d’abord à lui (voir la partie 4). Pour déplacer ou annuler un rendez-vous, utilisez le lien de vos emails.

12. Réclamation auprès d’une autorité

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez vous adresser à une autorité de protection des données :

• en Suisse : le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ;
• dans l’Union européenne : l’autorité de contrôle de votre pays de résidence, par exemple la CNIL en France.

Nous vous remercions de nous écrire d’abord : nous ferons notre possible pour régler la question.

13. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique, par exemple en cas de nouveau prestataire. La date de mise à jour figure en haut de la page. Les professionnels abonnés sont informés par email des changements importants.

Voir aussi les mentions légales et les conditions d’abonnement.