Conditions d’abonnement

1. Parties et champ d’application

Les présentes conditions d’abonnement (les « Conditions ») régissent l’abonnement au service Créneau (le « Service »), fourni par Kaito Global, Rue du Comte-Géraud 14, 1213 Onex, Suisse, IDE CHE-202.974.440 (« nous »).

Elles s’appliquent à tout professionnel, entreprise ou commerce qui souscrit un abonnement pour prendre des réservations avec le Service (le « professionnel » ou « vous »).

Le Service est réservé aux professionnels. En souscrivant, vous déclarez agir pour les besoins de votre activité professionnelle et non comme consommateur.

Les Conditions prévalent sur vos propres conditions générales, sauf accord écrit contraire.

2. Description du Service

Le Service comprend :

• un module web de prise de rendez-vous, à intégrer sur votre site (le « Module »), qui propose à vos clients vos prestations, avec leur durée et leur prix « dès », puis des créneaux libres calculés d’après votre configuration (horaires, pauses, fermetures, jours fériés, préavis, capacité : personnes, postes, salles, tables ou ponts), ou, selon votre configuration, un dépôt le matin et un retrait le soir ;
• l’envoi par email, à vos clients, de la confirmation du rendez-vous avec un fichier d’agenda (.ics), d’un rappel avant le rendez-vous, envoyé avant la limite de modification que vous fixez et, dans chaque email tant que le rendez-vous est actif, d’un lien personnel pour consulter le rendez-vous et, jusqu’à cette limite, le déplacer ou l’annuler ;
• l’envoi par email, à vous, de chaque nouveau rendez-vous, report ou annulation ;
• une console en ligne (la « Console ») : agenda du jour par ressource (personne, poste, salle ou pont), demandes à confirmer ou refuser, blocage de créneaux, fermetures ;
• un flux d’agenda privé (ICS), auquel vous pouvez abonner votre agenda (Google Agenda, Apple Calendrier, Outlook) ;
• selon votre offre, la relecture régulière d’un agenda existant pour bloquer les heures déjà prises, l’installation du Module sur votre site et l’ajout d’un lien de prise de rendez-vous à votre fiche Google ;
• le support par email, selon votre offre.

Le contenu exact de chaque offre est décrit sur la page Tarifs au jour de la souscription.

Le Service ne comprend pas, à ce jour : l’envoi de SMS, le paiement en ligne d’un acompte par vos clients, un bouton de réservation natif sur Google, ni une application mobile.

Le flux d’agenda est relu par votre agenda à son propre rythme (souvent plusieurs heures chez Google), et un agenda existant est relu toutes les 15 minutes : ces synchronisations ne sont pas instantanées.

3. Commande et mise en service

Vous demandez la mise en service depuis la page Contact. Nous vous répondons par email avec une confirmation de commande qui indique l’offre, la durée, les montants et renvoie aux présentes Conditions, y compris l’annexe sur le traitement des données.

Le contrat est conclu quand vous acceptez cette confirmation par email.

La mise en service comprend la configuration réelle de votre activité : prestations, durées et, le cas échéant, prix « dès », catégories (par exemple, avec le préréglage garage, les types de véhicules), questions posées à la réservation, horaires et pauses, fermetures, capacité, dépôt du matin s’il y a lieu, règles de délai et adresses de notification. Elle comprend aussi la création de votre accès à la Console et, selon l’offre, l’installation du Module sur votre site.

Vous vous engagez à nous fournir des informations exactes (nom de l’entreprise, nom, email, adresse de facturation, configuration, adresses des sites où le Module sera installé, adresse de votre politique de confidentialité) et à les tenir à jour.

4. Prix, facturation et paiement

4.1 Prix et TVA

Les prix sont fixés par devis ; la page Tarifs décrit les formules. Le prix applicable est celui du devis accepté au jour de la commande, repris dans la confirmation de commande. Ils sont indiqués en francs suisses (CHF). Statut TVA de Kaito Global : non assujetti (art. 10 LTVA). Taux appliqué sur nos factures : 0 %. TVA non applicable : entreprise non assujettie (art. 10 LTVA).

Nous ne prenons aucune commission sur vos rendez-vous ni sur vos ventes.

4.2 Offres

• Mensuelle : facturée chaque mois, d’avance, sans engagement.
• Annuelle : 12 mois payés d’avance, au prix de 10 mois.
• Rendez-vous + refonte : facturée chaque mois, d’avance, avec un engagement de 24 mois (article 5.3) ; elle comprend un site vitrine refait (article 6).

4.3 Frais de mise en service

Les frais de mise en service sont uniques. Ils couvrent le travail décrit à l’article 3. Ils ne sont pas remboursables, sauf dans le cadre de la garantie de l’article 7.

4.4 Facturation et paiement

Il n’y a pas de paiement en ligne. La première facture est émise à la mise en service : elle comprend les frais de mise en service et la première période (un mois ou une année). Les factures suivantes sont émises au début de chaque période.

Les factures sont envoyées par email et payables par virement dans les 30 jours, sans frais de notre part.

4.5 Retard et défaut de paiement

Si une facture n’est pas payée à l’échéance, nous vous envoyons un rappel par email. Si le paiement n’est pas régularisé après ce rappel, nous pouvons suspendre le Service jusqu’au paiement, puis résilier l’abonnement. Pendant la suspension, le Module affiche un message à vos clients et n’accepte plus de nouveaux rendez-vous. La suspension ne vous dispense pas des montants dus.

En cas de retard, nous pouvons réclamer l’intérêt moratoire prévu par la loi (art. 104 du Code des obligations).

5. Durée, renouvellement et résiliation

5.1 Offre mensuelle

L’abonnement mensuel est conclu pour une période d’un mois. Il se renouvelle automatiquement de mois en mois, sauf résiliation.

Vous pouvez résilier à tout moment, sans motif, par email à contact@kaito.global. La résiliation prend effet à la fin du mois déjà facturé ; aucune facture n’est émise ensuite.

5.2 Offre annuelle

L’abonnement annuel est conclu pour 12 mois. Il est renouvelé pour 12 mois si vous payez la facture de renouvellement envoyée avant l’échéance. Pour ne pas renouveler, il suffit de ne pas la payer ou de nous l’écrire.

Vous pouvez résilier à tout moment par email : la résiliation prend effet à la fin des 12 mois payés.

5.3 Formule « Rendez-vous + refonte »

Cette formule est conclue pour une durée minimale de 24 mois à compter de la mise en service. Pendant cette durée, le prix mensuel ne change pas.

Si vous résiliez avant la fin des 24 mois, sauf faute grave de notre part ou garantie de l’article 7, les mensualités restantes jusqu’à la fin des 24 mois restent dues.

À la fin des 24 mois, le site vous est remis comme prévu à l’article 6.3. L’abonnement au Service continue ensuite de mois en mois, sans engagement, sauf résiliation de votre part.

5.4 Pas de remboursement au prorata

Aucun prorata n’est remboursé en cas de résiliation par vous, quelle que soit l’offre, sauf dans le cadre de la garantie de l’article 7.

5.5 Résiliation par Kaito Global

Nous pouvons résilier l’abonnement :

• avec un préavis de 30 jours, par email, sans avoir à donner de motif ; pour la formule « Rendez-vous + refonte », pas avant la fin des 24 mois ;
• avec effet immédiat, en cas de manquement grave de votre part (notamment usage illicite ou abusif du Service, défaut de paiement persistant).

Si nous résilions sans faute de votre part, nous remboursons la part non utilisée de la période payée.

5.6 Effets de la fin du contrat

À la fin du contrat, le Module n’accepte plus de nouveaux rendez-vous, et la Console et le flux d’agenda sont fermés. Les rendez-vous déjà pris restent un engagement entre vous et vos clients : avant la fermeture, nous vous remettons sur demande la liste des rendez-vous à venir. Vos données sont ensuite restituées ou supprimées comme prévu à l’annexe.

6. Site vitrine (formule « Rendez-vous + refonte »)

6.1 Contenu

Nous concevons un site vitrine pour votre activité, dont le contenu (nombre de pages, Module intégré, relecture de votre fiche Google) est décrit sur la page Tarifs et dans la confirmation de commande. Vous nous fournissez vos textes, photos, logo et informations, et vous validez le site avant sa mise en ligne.

6.2 Pendant les 24 mois

Nous hébergeons et maintenons le site. Le nom de domaine reste à votre nom. Vous restez responsable du contenu que vous nous fournissez et des informations publiées sur votre activité.

6.3 À l’échéance : le site vous appartient

Une fois les 24 mois écoulés et payés, le site vous appartient. Concrètement :

• nous vous remettons, sur demande, les fichiers du site (pages, styles, images et textes) dans un format courant ;
• vous pouvez librement utiliser, modifier et faire héberger ce site, par nous ou par un autre prestataire ; si vous le reprenez ailleurs, l’hébergement et la maintenance sont alors à votre charge, et nous vous aidons à transférer le site ;
• la structure et les éléments graphiques communs à nos sites restent notre propriété, mais vous recevez le droit, gratuit et sans limite de durée, de les utiliser pour votre site ;
• le Module Créneau n’en fait pas partie : il ne fonctionne que tant qu’un abonnement au Service est en cours.

Si le contrat prend fin avant l’échéance, le site n’est pas remis, sauf accord écrit, et il est mis hors ligne à la fin du contrat.

7. Garantie satisfait ou remboursé

Si le Service ne vous convient pas, vous pouvez demander le remboursement dans les 30 jours qui suivent la mise en service, quelle que soit l’offre, par email à contact@kaito.global, sans avoir à vous justifier.

Nous remboursons alors l’intégralité des sommes payées (abonnement et frais de mise en service), par virement, et l’abonnement prend fin immédiatement. Pour la formule « Rendez-vous + refonte », l’engagement de 24 mois prend fin lui aussi, et le site n’est pas remis.

Cette garantie s’applique une fois par professionnel, au premier abonnement.

8. Modification des prix et des Conditions

Nous pouvons modifier nos prix ou les présentes Conditions. Nous vous en informons par email au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.

Si vous n’acceptez pas la modification, vous pouvez résilier avant son entrée en vigueur, sans frais. À défaut, la modification s’applique à partir de la période suivante. Pour l’offre annuelle, un changement de prix ne s’applique qu’au renouvellement suivant ; pour la formule « Rendez-vous + refonte », pas avant la fin des 24 mois.

9. Disponibilité du Service

Nous nous efforçons de fournir un Service disponible et fonctionnel. Le Service est toutefois fourni « au mieux » : il repose sur un serveur unique et sur des prestataires tiers (hébergement, transport, envoi d’emails).

Nous ne prenons aucun engagement chiffré de disponibilité ni de délai d’envoi des emails. Des interruptions peuvent survenir, notamment pour maintenance, panne, saturation ou indisponibilité d’un prestataire. Un email qui n’a pas pu partir est retenté pendant 24 heures, puis abandonné.

Si le serveur est injoignable, le Module est conçu pour afficher autant que possible votre téléphone et votre email, pour que vos clients puissent vous joindre.

Le support est assuré par email, dans les délais indiqués pour votre offre sur la page Tarifs, en jours ouvrés à Genève.

10. Vos rendez-vous et vos clients

Le Module calcule les créneaux d’après la configuration que vous nous donnez. Vous restez seul responsable :

• de vos prix, de vos durées, de vos horaires et de vos fermetures, et de leur mise à jour ;
• de bloquer dans la Console les créneaux pris autrement (téléphone, passage sur place), quand ils ne figurent pas dans un agenda relu par le Service ;
• de confirmer ou de refuser à temps les demandes, si vous confirmez vous-même chaque rendez-vous ;
• d’honorer les rendez-vous pris, et de prévenir vos clients si vous ne le pouvez pas ;
• de vos devis, de vos travaux et de la relation avec vos clients.

Les prix « dès » affichés par le Module sont ceux que vous fixez ; le prix final relève de votre relation avec votre client.

11. Vos obligations

Vous vous engagez à :

• utiliser le Service conformément à la loi et aux présentes Conditions, uniquement sur les sites déclarés ;
• informer vos clients du traitement de leurs données, en publiant une politique de confidentialité qui mentionne le Service, dont l’adresse nous est communiquée pour être affichée dans le Module ;
• ne pas demander à vos clients de données sensibles (par exemple de santé) dans les questions de prestation ;
• ne pas tenter de contourner les limites techniques ou la sécurité du Service, ni de le revendre sans notre accord écrit ;
• garder confidentiels le lien d’accès à la Console et l’adresse de votre flux d’agenda, et nous signaler sans délai tout usage non autorisé : nous les remplaçons alors.

Vous nous garantissez contre toute réclamation de tiers liée aux contenus que vous publiez par le Service ou à un manquement à ces obligations.

12. Propriété intellectuelle

Le Service, le Module, la Console, leur code, leur design et la marque Créneau restent la propriété de Kaito Global.

Pendant la durée de l’abonnement, nous vous accordons une licence non exclusive, non transférable et non cessible d’utiliser le Module sur les sites déclarés, pour les besoins de votre activité. Cette licence prend fin avec l’abonnement.

Vous conservez tous vos droits sur vos contenus (nom, logo, textes, prestations, prix, photos). Vous nous autorisez à les utiliser uniquement pour fournir le Service.

Le site vitrine de la formule « Rendez-vous + refonte » suit l’article 6.

13. Limitation de responsabilité

Notre responsabilité est limitée aux dommages directs prouvés, causés par un manquement à nos obligations.

Notre responsabilité totale, toutes causes confondues, est plafonnée au montant que vous nous avez payé au cours des 12 mois précédant l’événement dommageable.

Nous ne répondons pas des dommages indirects, notamment la perte de gain, de rendez-vous, de clientèle ou de données, ni des conséquences d’une configuration inexacte, d’un retard de synchronisation d’agenda ou d’un email non reçu.

Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de faute grave ou de dol (intention), ni lorsque la loi impose une responsabilité plus étendue.

14. Protection des données

Pour la gestion de votre abonnement et notre relation commerciale, Kaito Global est responsable du traitement : voir la politique de confidentialité.

Pour les données de vos clients saisies dans votre Module, vous êtes responsable du traitement et nous agissons comme votre sous-traitant, au sens de l’art. 9 de la loi fédérale sur la protection des données (nLPD) et de l’art. 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD). L’annexe ci-dessous fait partie intégrante des présentes Conditions.

15. Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un retard ou d’une inexécution dû à un événement hors de son contrôle raisonnable : catastrophe naturelle, incendie, coupure d’électricité ou de réseau, panne ou défaillance d’un prestataire tiers, cyberattaque, décision d’une autorité, conflit.

Si l’empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier l’abonnement par email, sans indemnité. La part non utilisée de la période payée est alors remboursée.

16. Dispositions diverses

• Communications : les échanges se font par email, à l’adresse que vous nous avez donnée et à contact@kaito.global.
• Cession : vous ne pouvez pas céder le contrat sans notre accord écrit.
• Nullité partielle : si une clause est jugée nulle, les autres restent applicables ; la clause nulle est remplacée par celle qui s’en rapproche le plus.
• Langue : les présentes Conditions sont rédigées en français. En cas de traduction, la version française fait foi.

17. Droit applicable et for

Les présentes Conditions sont soumises au droit suisse.

Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de Genève (Suisse), sous réserve d’un for impératif prévu par la loi. Les parties s’efforcent d’abord de trouver une solution amiable.

Annexe : Accord de traitement des données (sous-traitance)

Cette annexe s’applique aux données personnelles de vos clients traitées par le Service : celles qu’ils saisissent dans votre Module, et celles que nous lisons pour vous dans un agenda existant. Vous êtes le responsable du traitement ; Kaito Global est le sous-traitant.

A.1 Objet et instructions

Nous traitons ces données uniquement pour fournir le Service : calculer les créneaux, enregistrer et gérer les rendez-vous, les afficher dans votre Console et votre flux d’agenda, envoyer les emails à vos clients et à vous, prévenir les abus. Nous agissons sur vos instructions documentées, à savoir les présentes Conditions et la configuration de votre agenda. Nous vous informons si une instruction nous paraît contraire à la loi.

Nous n’utilisons pas ces données pour nos propres besoins, ni pour démarcher vos clients. Aucun fournisseur d’intelligence artificielle ne les reçoit.

A.2 Durée

Le traitement dure le temps de l’abonnement, puis jusqu’à la restitution ou la suppression prévue à l’article A.9.

A.3 Personnes concernées et catégories de données

• Personnes concernées : vos clients qui prennent, déplacent ou annulent un rendez-vous dans votre Module ; les personnes citées dans le titre des événements d’un agenda que vous nous demandez de relire.
• Coordonnées : nom, mobile, email.
• Champs de réservation fixés par le professionnel dans sa configuration (par exemple le nombre de couverts ou de participants, une préférence, une précision). Seulement si le préréglage garage est utilisé : véhicule (type, marque et, selon votre configuration, modèle, plaque, kilométrage, année et motorisation).
• Rendez-vous : prestation, réponse à la question de la prestation, mode (attente ou dépôt), remarque, date et heure, statut et historique, motif d’annulation, message de votre part.
• Agenda relu : date, heures et titre des événements (80 caractères au plus) ; ni description, ni lieu, ni participants.
• Blocages que vous créez dans la Console, avec le motif que vous saisissez.
• Données techniques : adresse IP hachée et gardée en mémoire pour limiter les abus, journaux techniques sans nom, email ni téléphone.

Le Module n’est pas conçu pour recevoir des données sensibles. Vous vous engagez à ne pas en solliciter.

A.4 Durées de conservation

Les emails que vous recevez, et les rendez-vous copiés dans votre agenda par le flux, sont ensuite sous votre seul contrôle.

A.5 Sous-traitants ultérieurs

Vous nous autorisez à faire appel aux sous-traitants ultérieurs suivants :

L’agenda auquel vous abonnez votre flux (par exemple Google Agenda) et l’agenda que vous nous demandez de relire sont des services que vous choisissez : ils ne sont pas nos sous-traitants.

Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données équivalentes, par contrat ou par ses conditions de service. Nous restons responsables envers vous de leur respect.

Nous vous informons par email au moins 30 jours avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Si vous vous y opposez pour un motif légitime, vous pouvez résilier l’abonnement avant le changement, y compris pendant un engagement ; la part non utilisée de la période payée est alors remboursée.

A.6 Transferts hors de Suisse et de l’Union européenne

Les rendez-vous sont enregistrés en Suisse. Certains sous-traitants ultérieurs sont situés, ou peuvent traiter des données de connexion, hors de Suisse et de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les garanties indiquées dans le tableau ci-dessus.

A.7 Sécurité et confidentialité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :

• transport chiffré entre le navigateur et le serveur ;
• accès au serveur et aux données réservé aux personnes autorisées ;
• liens de gestion et d’accès à la Console tirés au hasard et conservés seulement sous forme hachée ;
• cloisonnement : un professionnel ne voit que ses propres rendez-vous ;
• contrôle de l’origine des requêtes et limites anti-abus ;
• journaux sans nom, email ni téléphone ;
• suppression automatique selon les durées de l’article A.4.

Les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à la confidentialité.

A.8 Assistance et violation de données

Nous vous aidons, dans la mesure du raisonnable, à répondre aux demandes de vos clients qui exercent leurs droits (accès, rectification, effacement…) et à remplir vos obligations de sécurité et d’analyse d’impact. Si une personne nous contacte directement, nous vous transmettons sa demande.

En cas de violation de la sécurité des données (perte, accès non autorisé, divulgation), nous vous en informons sans retard injustifié après en avoir eu connaissance, avec les informations disponibles, pour vous permettre de faire les annonces nécessaires.

A.9 Fin du contrat : restitution et suppression

À la fin de l’abonnement, vous pouvez nous demander, dans les 30 jours, une copie des rendez-vous encore conservés. Nous supprimons ensuite les données traitées pour votre compte, sauf obligation légale de conservation.

A.10 Audits

Nous mettons à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe. Vous pouvez faire procéder à un audit raisonnable, en priorité sous forme de questionnaire écrit, au plus une fois par an et avec un préavis de 30 jours, à vos frais, dans le respect de la confidentialité et de la sécurité de nos autres clients.